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参加展览注意要点
浏览量:1864    发布时间:2009-9-22 

一、展出前确定业务目标

    为什么要办展览?

    是否需要寻找适销市场和新客户?

    是否想要介绍新产品或提供新的服务项目?

    是否需要选择代理商或批发商?

    对办合资企业是否感兴趣?

    希望通过什么展览来研究和开发市场?

    展前要仔细地选择和研究销售市场。

1.       确定参展商品。要知道,国外客户关心的是最新或质量最好的产品。所以不应展出过时的产品。

2.       充分做好展前的各项准备工作。了解展览会的全部具体要求。要清楚地知道展览会的全部规则,展出时间,服务项目以及参展所需办理的手续。

3.       应选派熟悉情况可以做主的人赴会。参展人员应该了解公司销售意图。如果展览的产品是技术和仪器设备。还应选派懂技术的工程师以解释有关技术问题。

4.       时间安排要宽裕。应提前到会以确保展摊秩序井然,展品状态良好。展览结束以后,要有时间充分听取意见

5.       应把业务和礼节很好的兼顾起来。要为展摊配备足够人员。

6.       要重视广告宣传。展前及展期应该出版有吸引力的商业期刊和报纸。

7.       了解当地习俗。参展前要熟悉当地节日假期,市场的季节性及消费者的习惯等。

8.       选择理想的代理人。

9.       寄送产品样本。

10.    要报出全部产品的价格,主要是CIF价。当然FDB价和CIF价在国际贸易中都很重要,但一般来说,FDB价用得较少。还要确定交货期。

二、为国外用户提供服务

1.       要用公制标出产品的规格。国际上通用的是公制。所以,出展以前,要准备好产品规格的公制数据。

2.       越过语言障碍。最好参展人员也都学会一种外语。

3.       关于资信和付款方式。首先,你应了解国外代理人的资信,可以通过银行进行,也可以从咨询公司得到。你还应该了解有关保险,付款方式等方面的情况。

4.       要保护专利权和商标权。如果你已取得专利中商标权,就应该提前与你的专利代理人研究,如何使这种商标或专利在海外继续得到保护。世界上大多数国家都对专利或商标权给予保护。

三、摊位地点的选择

    选择合适的场地是参展计划中重要的一部分。

    首先须考虑的是人群流动的方式,其次是了解人潮在整个展览会场移动的方向,依此挑选摊位。

    举例而言,通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口处、洗手间、休息室及饮食区,而展厅圆柱及上货区则有阻碍人潮的潜在问题。

    如果自己的摊位设在了竞争对手的隔壁时,参展商要将摊位有效利用,以展示自己产品有利于竞争对手的地方。如果在展览期间要使用悬挂牌示、高加架或罩盖等需架高物品,则需选择有足够高度的地点,避免其影响可见度。

    此处集团化公司或企业间也可组团参加展览,一来可壮大声势,扩大影响:二来也可在展览会场上开设专馆,展示品牌。

四、展览人员的培训

    通常展览人员都将注意力放在为参展者提供资料信息上,却忽视了企业参展的真正目的,将手册、赠品及样品摆放在桌上任参观者自动拿走后离开,这不仅无法有效了解客户及市场信息,也非参展的目的。他们常因缺乏发问技巧而错过一些重要信息。

    要避免这一问题就要进行展览前的培训及准备工作。很重要的一点是参与展览的人员需乐于跟陌生人交谈,并了解他们的需要,会将事先准备好的企业印刷品或精致小礼品适时发送给潜力客户,达到营销的最终目的。图片及公司手册可让参观者进一步了解展示产品以外的产品资讯。

    此外,参展商还可在会场提供录像带、模型、产品展示名片(明确列出电话号码、网址、传真、邮寄住址等信息),扩大宣传效果。

五、展台创意与装饰

    大部分展览会提供给参展商天花板聚光灯,或自己准备携带式照明系统。根据产业调查,照明可将展品认知度有效提高30%至50%。另外,选用少量、大幅的展示图片,以创造出强烈的视觉效果。太过密集或太小的图片都是不易读取的,同时限制了宣传文字的使用。要将图片在视线以上的地方开始放置,并且要使用大胆而抢眼的颜色,避免使用易融入背景的中性色彩,这样使展台从远距离便可突现出来。

    此外,参展商在采用传统方式依赖大规模场地展览的同时,一定要突出创新设计,以吸引观众。要依展台大小而选择合适的展示用品及参展产品,避免过度拥挤或空洞。

六、展览前的广告宣传

    广告宣传在整个展览过程扮演着重要角色,专业展览管理公司认为参展厂商须在展览前三个月,在专业杂志上刊登至少一篇以上的广告报道,然后将该篇报道的复印本寄给目前及潜在的顾客群,并加附信息,提醒顾客该项产品将于展览会中展出,同时也可附赠由展览会组织者提供的,印有本参展公司名称及摊位号码的展览贵宾卡。

    同时,现在越来越多的展览会及其赞助合作单位均提供参展厂商的网站链接,参展者可借此提高公司及其网站知名度,或事先约定展览会期间的商业洽谈。参展厂商还可在网页上刊登展览产品图片和主题,甚至更详细的产品资料,借此提高展览会现场辨识度。

七、让展会成企业扩大客源的敲门砖

     一个处在黄金位置的展位、两张圆桌、一排呆板的展示架和储物柜,再加上一堆未经分类的新旧陈列产品、宣传资料以及两个一线的销售人员,企业参加展会难道仅此而已吗?这是一种不可取代的参展态度。在展会上,若想快速有效吸引更多潜在客户的眼球,除了企业本身拥有优质产品及强势品牌形象外,注重布展策略更是让企业能够突围而出的秘诀。

    展位摆设有考究:科学利用空间和巧妙陈列产品双管齐下。

    布展最重要注意两点:控制人流量以及恰到好处地展示产品,突出卖点。在布局及陈列等方面存在很多可改进的空间:

    第一、常规展位令企业难以应付及筛选参观客人。

    公司参展都想吸引尽量多的参展者,转角位则能够达到良好效果,转角的展位为了尽量留出更多空间吸引更多客人,大会提供的三层产品展示架连同储物柜通常是紧贴后墙而设的,企业则在最前面设工作台以供接待,但如果接待台与陈列架之间的位置安排不当,将会让销售人员疲于应付从四面八方涌入的参观者,导致现场流量难以控制,应接不暇。

    例如:产品在后墙陈列,而在展位最前方的正中央摆放两张小圆桌,上面放有企业产品目录及宣传资料以便索取,这样一来参观客人一定要进入展位里面才能近距离看清产品,而销售或接待人员的位置则靠着接待台,这便导致客人多会出现在工作人员的身后,于是,当各类参观者络绎不绝从好几个方向进入展位时,工作人员根本来不及同时兼顾所有参观者,由于缺乏充分的时间交谈,难以有效分辨并留住真正的客户,造成了不少无形损失。

    第二、陈列无序难以让客户对产品留下深刻印象。

    由于他们当时的产品并未统一用色,同一系列的产品都五颜六色的,因此,在不加任何对产品说明的情况下,所有产品全部摆放在展示架上,以至参观者眼花缭乱,无法很快了解到产品的种类与特性,当有逾百家的同类企业参展时,客户的兴趣和耐心自然会减少。

    细节决定成败,既然企业带着明确的目的去参展,那就应该做到从细微处见真灼,让客户认识、记住并认可你和你的产品。主要目的是让更多的客户对产品的特性感兴趣并愿意了解,对产品的质量有信心。

    在装饰上应有所侧重地进行策划:

1.       陈列架前移,设封闭式洽谈处,在公开展示和保留客户隐私中取平衡。

2.       产品统一用色,分类摆放,讲究陈列技巧。

    企业发展了,展示方式及内容也应同步升级事物总是不断发展的,企业发展到不同阶段,需要配合不同的展览摆设技巧,从而更真实到位展示企业的发展现状与远景。

    在现今这个硝烟弥漫的市场,“酒香还怕巷子深”,一个用有优质产品和良好信誉的企业,想要以最少资源创建品牌,提升企业知名度,不妨在展位布置等细节方面多点创新突破,这样才能在激烈竞争中突围而出,抓获更多商机。

八、展览礼仪企划

    展览会以其独具的专业性、针对性的特点逐渐成为国际、国内企业直接面对客户,展示自己的极好工具。与此同时一种新的礼仪文化随之诞生,既展览礼仪。展览礼仪最早形成于40年代法国巴黎的一次展览会,之后在70年代形成规模,并逐步向专业化、正规化发展,80年代末90年代初,展览礼仪在我国也逐步发展。

1什么是展览礼仪企划

    展览礼仪企划既是通过专业策划公司的精心策划,为参加展览会的公司提供完美的参展活动设计方案。

    它包括硬件的展位、展台布置,以及与之配合的各种声、光、电效果;软件的宣传促销活动、展览礼仪模特的培训及包装等,使公司的优势最大限度地表现出来。

    公司参加展览会的主要目的无非是提高公司知名度,吸引客户,洽谈合作,在客户心目中树立自己良好的品牌形象。但是要达到这些目的的前提条件必须是:先把尽可能多的人吸引过来。参展企业通常把这个光荣而艰巨的任务交给展览礼仪企划公司来做。

    2如何做好展览礼仪企划

    如何进行展览礼仪策划,使企业在万商云集中能一枝独秀呢?

a)       要了解展览会的类型、企业品牌、产品特点、展台风格、展位的周边环境及竞争对手情况;

b)       通过所掌握的资料进行整个礼仪活动的创意策划。例如要达到影视效果、解说效果、配音效果等等;

c)       根据展示风格,选择礼仪小姐是活泼开朗、小巧玲珑还是现代表演型模特;

d)       根据选择的模特进行服装的设计制作,展览服装要求新奇悦目,可按创意分为稳重型和明快型。总之能充分表现一个企业的特色;

e)       根据创意将模特进行分工,例如:解说员、演员、展示员、接待员进行人员培训;

f)       展览期间礼仪企划公司的管理及礼仪小姐的发挥也对展览的成功有着很大的影响。

    3展览模特与展览礼仪企划

    提到模特,大家立即想到时装表演,时装模特在服装业中的重要作用大家已认识到了。而对展览模特的了解却较为浅淡。有人认为,展览模特不就是请几位漂亮的小姐,站在那里发资料吗?这里仅说对了一点,漂亮小姐发资料是为了推广企业形象,但这还远远不够,单单是漂亮的小姐还不能胜任展览礼仪模特,展览礼仪模特还要具备良好的公关素质。如:应变能力,动听的声音,流利的解说能力,服装模特的表现能力,丰富的礼仪常识等。有的企业认为本公司中的专业技术人员,完全可以应付,就可不需要礼仪企划。其实回答很简单,那就是宣传和销售是不可分割的。现在这已成为事实。一位企业家曾经这样说:我的产品百分之八十是宣传卖掉的,余下的百分之二十存在库房。

    去年,在国际展览中心的一次国际制冷展上,美国“TRAE”公司取得了极大成功,在“TRAE”独特的展示设计所吸引。在亮丽的背景幕布上,悬挂着一张巨幅风景画,象征着“TRAE”公司为改善人们的生存环境而奋斗的目标。在展台上,两位美丽动人的小姐带着微笑和来宾合影,一位专业摄影师用一次成像的相机把这一幕变成永恒。短短几天,大约4000人得到了自己与“TRAE”小姐的合影的照片。“TRAE”公司成功的展览礼仪企划,一时被传为佳话。

    好的展览企划可以在展览会上使公司活起来,跨出展台,走向更广阔的世界。

九、参展不可缺少的配件

    1名片收集箱    在中国举办的展会上,我们几乎都能在每个参展企业的接待台上看见一个小盒或小箱子,有的是有机玻璃作的,有的是纸片糊成的,还有的是用铁片作的等等。他们的侧面或是写着“请赐名片”,或是“名片收集箱”等的字样。

    这是参展商为了取得更多买者的联系方式而必用的一招。

    2.温度计
    
参展商如果选择蓬房进行产品展示,那么,除了考虑蓬房内的整体设计、布置和花费预算外,蓬内温度的高低调控也是要注意的。有关专家指出:大多数的蓬房可以通过使用电扇让蓬内保持足够的凉爽,这要比是用高价格的便携式空气调节装置要好。以温度计显示的蓬内气温的高低来决定电扇的开关。温度计的价格很便宜,一般不超过十元钱。所以参展时买上一根带着,有备无患。

    3插板
    
在展台墙壁的隐蔽地方往往有一个小东西是必不可少的。它就是电源插座。电扇、照明、视频音响等需要电能的设备都需要插座进行连接。尤其当参展商举办一些歌舞活动为展示助阵时,没有插座就等于没有了电源,一切都无从谈起。由此又可看出,一个电源插座远远是不够用的,您就必须带上插板,通过插板就能分出多个插口以满足您的需要,当然,用电要遵循展会的规定,切勿胡乱使用插座和插板。

十、小摊位如何引人注目

1.       大部分展览中心会提供厂商天花板聚光灯,不然也可租用携带式照明系统。根据产业调查,照明可将展品认知度提高30%至50%

2.       成立主题式展览摊位。大企业通常是采用传统方式展览,且依赖大规模场地,故小企业可以创新设计以显突出。

3.       依摊位大小选择大小合适的展示用品及参展商品,以免过度拥挤或空洞。

4.       善加利用组合式展览用具,避免使用看似低廉的桌布覆盖桌子。

5.       整齐化展览,展示单项或两项产品。

6.       选用少量且较大的图片,以创造出强烈的视觉效果。太过密集或太小的图片皆不易读取,同时限制文字的使用。

7.       将图片置放在视线以上,图片要应自壁板36英寸高以上的地方开始放置。

8.       使用大胆而抢眼的颜色,从远距离即可突现出来,以避免易融入背景的中性色彩。

十一、展会的广告宣传

    广告宣传在整体展览过程扮演着重要角色,专业展览管理公司认为参展商须在展览前三个月,要求内部公关部门或外面雇佣的公关公司在专业杂志上刊登至少一篇以上的特别报导,然后将该篇报导的复印本寄给目前及潜在的顾客群,并加附信件一封提醒顾客该项产品将于会中展出,同时也可附赠由展览会组织公司提供的且印有本参展公司名称及摊位号码的展览贵宾卡。

 

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